こんにちは。コミュテラスの西垣です。
(私のプロフィール、取得資格一覧)
昨日は
「上司や同僚との接し方」について
お話しをいたしましたが、
今日はそれに続いて、
「部下や後輩への接し方」について
お話ししようと思います。
新卒で入社して数年経つと
後輩社員の教育係を任されたり、
20代後半から30代になると
会社で何らかの役職に任命されて
部下を持つことになることが多いですよね。
そのこと自体は、
日頃の仕事ぶりが認められた証拠ですから、
とても素晴らしいことですが、
それまで、上司から与えられた仕事を
しっかりとしていれば十分だったのが、
急に後輩の面倒や
部下のマネジメントをしなければならない
立場になり、
部下や後輩とどう接したら良いか分からず、
困惑してしまう人が少なくないようです。
そこで、このページでは
部下や後輩への接し方のスキルを
ご紹介します。
さっそく見ていきましょう。
部下や後輩にも敬意を払う
「職場コミュニケーションの基本」で、
職場の人々とは
「適度な距離感を保つことが大切」だと
言いましたが、
これは部下や後輩に対しても同じです。
ところが、部下や後輩に対して
適切な距離を保つことができていない人は
意外と多いです。
距離が近くなりすぎてしまうのです。
その原因の一つに
「名前の呼び方」があります。
部下や後輩の名前を「呼び捨て」で呼ぶ人は
結構いたりしますが、
名前を呼び捨てにすると、
その他の言葉遣いもぞんざいになり、
相手の心に土足で立ち入るような
コミュニケーションをしてしまいがちです。
職場には役職の上下はありますが、
人としての尊厳は対等で、
相互尊敬、相互信頼の土台があって、
はじめて良好なコミュニケーションが
可能になります。
ですので、部下や後輩の名前を呼ぶ時には、
ちゃんと敬意を払って「さん付け」で
呼ぶようにしましょう。
部下や後輩の名前を
「さん付け」で呼ぶようにすれば
話し方も自ずと丁寧になりますから、
たとえば何を依頼する際にも
「忙しいところ申し訳ないけど…」などと
クッション言葉を使って話すようになり、
適度な距離感を保ちながら
コミュニケーションを取れるように
なります。
呼び捨てするのに慣れている人にとっては
違和感があるしれませんが、
相手と適切な距離感を保つために
ぜひ部下や後輩も「さん付け」で
呼んでみるようにしてみてください。
部下がホウレンソウしやすい雰囲気を作る
ビジネスにおいて
「ホウレンソウ」が大事なことは、
「職場コミュニケーションの基本」で
お伝えしている通りですが、
「部下がホウレンソウして来ない」と
不満を感じている方も
いらっしゃるかもしれません。
ですが、部下がホウレンソウして来ないのは
部下のビジネス意識が低いせいということも
考えられますが、
もしかすると上司のあなたの方に
原因がある可能性もあります。
たとえば、いつも眉間に皺を寄せて
気難しそうな顔をしているとか、
忙しい時に話しかけられると、
つい嫌そうな態度をしてしまっているとか、
部下が話しかけにくい雰囲気を
作っていることも考えられます。
ですので、
部下にホウレンソウをさせたければ、
上司である、あなたの方から
話しかけやすい雰囲気を作ることが
大切です。
そのために効果的なのは、
上司の方から積極的に
ホウレンソウをすることです。
ホウレンソウの中でも
ソウの「相談」は特に有効で、
「この件だけど、〇〇さんはどう思う?」
などと
上司の方から部下に相談を持ちかけるのは
とても良いです。
相談を持ちかけるということは
その部下の能力を買っているということを
示唆することになりますので、
部下のモチベーションアップにも
繋がりますし、
上司から相談を持ちかけることで、
部下の方からも
上司に相談をしやすくなります。
部下がなかなか
ホウレンソウしてくれない場合は、
まずは上司である自分の方から
積極的にホウレンソウをして、
部下がホウレンソウしやすい雰囲気を
作るようにしてみてください。
仕事を依頼する際は、まず全体像を示す
部下や後輩に仕事を依頼する際に、
「この計算しておいて」とか
「この人に資料を送っといて」などと
仕事の一部分だけを
単発で振るタイプの人がいます。
こうした仕事の与え方をすると、
部下は自分が何の仕事をしているのか
分からず、
その都度ただ与えられた仕事を
こなすだけになってしまいます。
これでは、その部下の仕事に対する
モチベーションは高まりませんし、
いつまで経っても
自分で考えて動けるようにならないので、
上司がイチイチ指示を出さなけなければ
ならなくなってしまいます。
そうならないために、
部下に仕事を依頼する際は、
まず業務の「全体像」を先に説明してから、
個々の仕事を振るようにします。
たとえば、「この計算は労働保険料の
集計の準備に使う」と説明してから
仕事を依頼するようにすれば、
部下は計算する目的が分かるので、
仕事がやりやすくなりますし、
毎年6月になったら
「そろそろ準備して計算しましょうか」
などと言って、
部下の方から
進んで仕事してくれるようになります。
最初に全体像を教えたりするのは、
少々面倒くさいかもしれませんが、
それで部下や後輩が
自分で考えて動いてくれるようになれば、
長期的なメリットは計り知れません。
部下に仕事を依頼する際は、
少々面倒に感じても、
まず全体像を示すようにしましょう。
部下への注意や叱責の仕方
部下を叱ったり、
注意するのが苦手という方は
案外と多いのではないでしょうか?
叱ったり、注意をしたりするには、
相手の嫌がることを
言わけなければなりませんから、
できればあまりやりたくないですよね。
しかし、上司が部下を指導する上で、
時に注意をしたり、
叱責して正しい方向に導くのは
大事な職務の一つでもあります。
ですので、部下を注意したり、叱る場合は、
正しく適切な方法で行うことが大切です。
そのためにまず重要なのは、
「怒る」と「叱る」の違いを
理解しておくことです。
「怒る」と「叱る」は
似たような意味で使わることもありますが、
実際にはまったく違います。
「怒る」とは、
相手の非に腹を立てて、咎めること
「叱る」とは、
相手の非を指摘し、厳しく注意を与えること
つまり、怒るのは、
自分の感情的なイライラを
相手にぶつける行為で、
叱るのは、
相手を改善に導こうという行為なのです。
ですので、部下のことを怒るのはNGで、
しっかりと叱らなければならないのです。
しかし、頭では理解できていても、
ついつい感情的になって怒ってしまう人は
結構います。
特に、部下を叱ることに
苦手意識を持っている人は、
怒りという感情のパワーによって
自分自身を奮い立たせて、
部下の非を咎めようとしてしまいます。
ですが、感情に任せて怒ってしまっては、
部下も反発しますから、
こちらの話に聞く耳を持ってくれることは
ありません。
決して感情的になることなく、
冷静に叱らなければならないのです。
そのためには、ネガティブな話を
ポジティブな話でサンドイッチして
話すようにすると良いでしょう。
たとえばこんな感じです。
「〇〇さん、今ちょっと時間いいかな?
〇〇さんは、普段からリーダーシップを
発揮して皆をまとめてくれているね」
「ただ、今日の会議の進め方は
少し強引だったかな」
「反対意見にダメ出しをする
有無を言わせないような議事進行に
他のメンバーがちょっと怯んでいるように
見えたよ」
「〇〇さんの仕事ぶりは
他の後輩も参考にしているから、
期待しているよ」
指摘しなければならない
ネガティブな内容(赤字部分)を
ポジティブな話で挟んで
伝えているわけです。
こうした話し方なら、
叱ったり注意したりするのが苦手な人でも
心理的に話しかけやすいですし、
注意される部下の方も聞く耳を
持ちやすくなります。
部下を叱ったり注意する際は、
ぜひネガティブな内容を
ポジティブな内容でサンドイッチして
話すようにしてみてください。
以上、「部下や後輩への接し方」について
説明してまいりました。
快適な職場環境を築くための
ご参考にしていただければ幸いです。