こんにちは。コミュテラスの西垣です。
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働き方改革への対応や
新型コロナウイルス感染症への対策として
リモートワークを導入する企業が増え、
最近ではWeb会議に参加することが
珍しくなくなってきました。
とはいえ、Web会議は
まだ一般に使われ始めてから日が浅いため、
カメラやマイクの設定を
どうしたらよいか分からなかったり、
上手く話し合いに
参加することができなかったりして
オンラインでのミーティングに
苦手意識を感じている人も
少なくないようです。
そこで、このページでは
「Web会議のルールとマナー」について
解説しようと思います。
さっそく見ていきましょう。
環境を整えて準備しておく
新型コロナウイルス感染症拡大の影響で
在宅勤務が一般的になった昨今、
「Zoom」や「Microsoft Teams」などの
Web会議システムを利用して
会議を行う企業が増えていますが、
Web会議をスムーズに行うためには、
しっかりと環境を整えて
準備をすることが大切です。
Web会議では、
音声と映像をやり取りするため、
通信回線の速度が遅いと
快適に会議を行うことができません。
そのため、
安定したインターネット環境の整備が
必須となります。
また、静かな場所でWeb会議に臨むのは
当然ですが、
それでも音声が聞き取りづらかったり、
こちらの声をマイクが
上手く拾ってくれない場合もあります。
そうしたトラブルを避けるためには、
イヤホンやヘッドセットを
用意しておくと安心です。
また、Web会議をする際は、
設定に手間取る場合も多いので、
早めに時間に余裕を持って
入室することも大切です。
カメラは基本的にオンにする
Web会議では、
「顔出し」が基本となります。
私たちは会議をする際、
自分が思っている以上に、
参加者の表情から多くのメッセージを
受け取っているものです。
ですので、
円滑なコミュニケーションを行うためにも、
カメラをオンにして
「顔出し」で会議に参加するように
しましょう。
「家の中を見られるのが恥ずかしい」
という方は
背景を好きな画像に変えられる
「バーチャル背景」機能を利用すると
良いでしょう。
発言する時以外はマイクをミュートにする
Web会議では、自分が発言する時以外は
マイクをミュート（無音）にしておくのが
基本です。
自宅からWeb会議に参加していると、
家の中の生活音が入ってしまうことが
ありますし、
パソコンのキーを叩く音や、
書類をめくる音といった
わずかな音であってもノイズとなり、
会議の進行の妨げになってしまうことが
あります。
また、複数の参加者がマイクをオンにすると
雑音だけでなく、ハウリングを
起こしてしまう場合もあります。
ですので、Web会議中は、
自分が話す時だけマイクをオンにし、
それ以外は
ミュートにしておくようにしましょう。
リアクションは大きめにする
Web会議では、
他の参加者の声が聞こえませんし、
画面越しで表情や反応も分かりづらいので、
対面の会議に比べると
発言者はだいぶ話しづらく感じます。
ですので、誰かが発言している時には、
他の参加者は大きく頷くなど、
少しオーバーなくらいに
リアクションをするようにしましょう。
そうすることで、
参加者が発言しやすい雰囲気が醸し出され、
活発に意見を出し合える会議を
行うことができます。
以上が、Web会議の基本マナーになります。
ご参考にしていただければ幸いです。
